Направления деятельности, задачи и функции

Регламент
государственного учреждения «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ Департамента по чрезвычайным ситуациям Восточно-Казахстанской области (город Усть-Каменогорск) Комитета по чрезвычайным ситуациям Министерства внутренних дел Республики Казахстан»
1. Общие положения
1. Настоящий Регламент Государственного учреждения «Служба пожаротушения и аварийно-спасательных работ Департамента по чрезвычайным ситуациям Восточно-Казахстанской области (город Усть-Каменогорск) Комитета по чрезвычайным ситуациям Министерства внутренних дел Республики Казахстан» (далее – ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО») устанавливает общие правила деятельности ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» в процессе выполнения возложенных на него функций в соответствии с Конституцией Республики Казахстан, законами, актами Президента, Правительства и иными нормативными правовыми актами.
2. ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» является подведомственным государственным учреждением Департамента по чрезвычайным ситуациям Восточно-Казахстанской области (далее – Департамент) Комитета по чрезвычайным ситуациям Министерства внутренних дел Республики Казахстан (далее – Министерство), осуществляющим государственные функции пожаротушения и проведения аварийно-спасательных работ, связанных с ликвидацией пожаров и других чрезвычайных ситуаций на территории Восточно-Казахстанской области.
ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» имеет структурные подразделения в городах и районах Восточно-Казахстанской области.
3. Организация и ведение несекретного делопроизводства, прием, обработка и распределение корреспонденции, в том числе ведение электронного документооборота определяются данным Регламентом, в соответствии с требованиями Законов Республики Казахстан от 24 марта 1998 года № 213-I «О нормативных правовых актах», от 27 ноября 2000 года № 107-II «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года № 221-III «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документообороте и электронной цифровой подписи» и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан.
Организация и ведение делопроизводства с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в соответствии с Правилами работы государственных органов со служебной информацией, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 23 января 2008 года №51 дсп.
Организация и ведение секретного делопроизводства осуществляются в соответствии с Инструкцией по обеспечению режима секретности в Республике Казахстан, утвержденной постановлением Правительства Республики Казахстан от 14 марта 2000 года № 390-16с.
4. ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» возглавляет начальник, назначаемый на должность и освобождаемый от должности Министром внутренних дел Республики Казахстан (далее – Министр).
Начальник ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» имеет заместителей, назначаемых на должности и освобождаемых от должности Министром по согласованию с председателем Комитета по чрезвычайным ситуациям Министерства внутренних дел Республики Казахстан (далее - Комитет) по представлению начальника Департамента.
Распределение обязанностей между начальником и заместителями начальника ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», а также взаимозаменяемость руководства ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» утверждаются приказом начальника ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
5. ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» имеет свои фирменные бланки с изображением Государственного Герба Республики Казахстан с указанием полного наименования на государственном и русском языках, гербовую печать.
Гербовая печать ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» хранится в отделе финансового обеспечения.
Приказом начальника ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» назначается должностное лицо Группы документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» ответственное за учет, хранение и уничтожение бланков, а также за учёт и уничтожение печатей и штампов ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
Ответственными за хранение печатей и штампов являются руководители либо ответственные должностные лица структурных подразделений, согласно журнала учета печатей и штампов с изображением государственного герба Республики Казахстан.
Право подписи на бланках письма с изображением государственного герба Республики Казахстан ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» имеет начальник ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», а в его отсутствие – заместители начальника ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
 
2. Планирование работы
 
6. Деятельность ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» осуществляется в соответствии с Операционным планом Министерства, планом работы Департамента, планом гарнизонных мероприятий ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
Данный план ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» разрабатывается Отделом организации пожаротушения аварийно-спасательных работ на основании предложений структурных подразделений ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
7. Планы работ структурных подразделений ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», утверждаются начальником ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
Ответственность за выполнение планов работ несут руководители соответствующих структурных подразделений ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
3. Оформление, прохождение, рассмотрение входящей и
исходящей корреспонденции
8. Рассмотрение и прохождение входящей, исходящей корреспонденции и иных служебных документов в ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» осуществляется в соответствии с Законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года №107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года №221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях (далее - Правила), утвержденными Постановлением Правительства Республики Казахстан 21 декабря 2011 года №1570.
9. Входящая корреспонденция принимается в рабочие дни с 09.00 до 13.00 часов и с 14.30 до 18.30 часов сотрудниками Группы документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
Сотрудникам ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», кроме городских и районных подразделений, запрещается принимать документы, не зарегистрированные в Группе документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
Корреспонденция, принятая сотрудниками ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», кроме городских и районных подразделений, в связи со служебной необходимостью, должна незамедлительно передаваться в Группу документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
В ночное время, в выходные и праздничные дни поступающая корреспонденция принимается работниками Центрального пункта пожарной связи ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» и передаются в обязательном порядке в Группу документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
10. Документы, поступившие в ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» на бумажных и электронных носителях, должны быть идентичными.
Документы, поступившие от государственных органов, должны быть оформлены на бланках установленного образца с изображением Государственного Герба Республики Казахстана на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке) и содержать следующие обязательные реквизиты:
1) исходящий номер и дату;
2) подпись первого руководителя или лица его заменяющего;
3) почтовый, электронный адреса и номер факса;
4) фамилию исполнителя и номер его телефона.
Документы, поступившие от юридических лиц, должны быть оформлены на бланках юридического лица или заверены печатью юридического лица, а также содержать следующие обязательные реквизиты:
1) исходящий номер и дату;
2) подпись первого руководителя или лица его заменяющего;
3) почтовый адрес и номер факса;
4) фамилию исполнителя и номер его телефона.
Документы, поступившие от физических лиц, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
1) фамилия, имя, по желанию отчество;
2) почтовый адрес, номер телефона;
3) подпись физического лица.
11. Не подлежат приему в Группу документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО»:
1) документы и приложения к ним, оформленные с нарушением установленных требований и требований настоящего Регламента;
2) документы, содержащие факсимиле, помарки и иные загрязнении, имеющие какие-либо повреждения, в том числе прошитые дыроколом, исполненные на черновиках;
3) неправильно адресованные (название организации, должности, фамилии, имени, отчества руководства) обращения кроме тех, которые поступили в конверте по почте.
12. Физическому лицу, представителю юридического лица, государственного органа, непосредственно обратившемуся письменно в ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», выдается талон установленной формы с указанием даты и времени регистрации, фамилией и инициалами лица, принявшего обращение.
13. Принятые в установленном настоящим Регламентом порядке документы регистрируются с указанием номера, даты и количества листов в регистрационном штампе.
14. Зарегистрированная, оформленная надлежащим образом корреспонденция, передается на рассмотрение начальнику ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», как правило, в течение двух часов с момента ее поступления в ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», а срочная – незамедлительно (во внеочередном порядке).
15. Начальником ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» поступившая корреспонденция рассматривается в день поступления, а срочная – незамедлительно. По результатам рассмотрения даются соответствующие поручения, которые оформляются в виде резолюций.
16. Рассмотренная корреспонденция направляется в Группу документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» для оформления, постановки на контроль и дальнейшей передачи руководителю подразделения (исполнителю) под роспись. Документ, исполнение которого возложено на несколько структурных подразделений, передается им одновременно, при этом подлинник документа передается исполнителю, указанному в резолюции первым.
17. Подготовленные исходящие документы перед подписанием подлежат согласованию с Группой документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» на предмет правильности их оформления.
18. Исходящая корреспонденция в государственные органы (в том числе в формате электронного документа) оформляется на гербовом бланке на государственном языке (в случае необходимости прикладывается вариант на русском языке).
19. Исходящая корреспонденция подписывается начальником ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», заместителями начальника ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» в соответствии с распределением обязанностей.
20. Исходящие документы передаются исполнителями сотрудникам Группы документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», которые проверяют правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе. Документы, оформленные с нарушением требований Правил, возвращаются исполнителям.
21. Подписанные документы регистрируются и отправляются адресату (адресатам) в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня, телеграммы и телефаксы – незамедлительно.
22. Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращен, то в правом верхнем углу первого листа документа на свободном от текста поле проставляют штамп или делают пометку о возврате, такую же пометку делают в регистрационной учетной форме (форме электронных данных в автоматизированной информационной системе).
4. Порядок подготовки, регистрации и рассылки приказов начальника ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО»
23. Подготовка проектов приказов и их представление на подпись начальнику ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» осуществляется самостоятельно структурным подразделением, в зависимости от вопроса, затрагиваемого соответствующим проектом на государственном и русском языках одновременно.
Проект приказа, содержащий финансовые вопросы, проходит процедуру согласования и визирования в отделе финансового обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
В проекте приказа заполняется обратная сторона страницы, где указываются сведения о согласовании по установленной форме.
Проект приказа проходит согласование в Юридической группе «СП и АСР ДЧС ВКО». Юридическая группа «СП и АСР ДЧС ВКО» проводит правовую экспертизу проекта на предмет его соответствия законодательству и правилам изложения проекта по юридической технике и излагает свое мнение в целом или по отдельным положениям проекта.
24. После рассмотрения проекта Юридическая группа ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», не позднее трех дней со дня получения проекта, представляет один из следующих вариантов ответа:
1) проект согласован без замечаний (виза на проекте);
2) проект согласован с замечаниями (виза на проекте с замечаниями;
которые должны быть приложены);
3) в согласовании проекта отказано (при необходимости прилагается мотивированный отказ).
Замечания по проекту приказа должны быть исчерпывающими и представлены при необходимости в письменной форме. В случаи согласия разработчика проекта с замечаниями и фактическим устранением этих замечаний, повторное пересогласование проекта проводится в течение одного дня после возврата проекта.
После устранения замечаний, послуживших основанием для отказа в согласовании, виза специалиста Юридической группы ставится на листе согласования.
25. За качественную разработку проекта приказа, согласование, соблюдение требований к стилю изложения текста персональную ответственность несет разработчик (руководитель структурного подразделения).
Ответственность за аутентичность текстов проекта на государственном и русском языках несет Группа государственного языка и информации ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
26. Приказы ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» издаются начальником ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО». В отсутствие начальника ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» приказы подписывает исполняющим обязанности начальника ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
27. Подписанные начальником ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» приказы регистрируются, тиражируются и рассылаются адресатам строго по списку рассылки.
Группа документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» осуществляет проверку технического оформления приказов их регистрацию и своевременную отправку адресатам строго по списку рассылки.
Внесение изменений и поправок в текст приказа после его подписания не допускается.
Изготовление экземпляров приказов сверх обозначенного списка рассылки не допускается.
28. Подлинники подписанных приказов хранятся в Группе документационного обеспечения Департамента
Не подлежат публикации приказы, содержащие сведения, представляющие государственную или иную охраняемую законом тайну.
5. Порядок проведения мониторинга нормативных правовых актов Республики Казахстан, необходимых в деятельности ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО»
29. Мониторинг нормативных правовых актов Республики Казахстан проводится для выявления устаревших норм права, изменений и своевременного принятия мер по внесению изменений и дополнений.
 
6. Контроль исполнения
30. Организация контроля за своевременным и качественным исполнением документов и поручений осуществляется в соответствии с Законами Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года №107 «Об административных процедурах», от 12 января 2007 года №221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц», Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утвержденных Постановлением Правительства Республики Казахстан 21 декабря 2011 года №1570, а также иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан, Регламентом Министерства и настоящим Регламентом.
31. Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, регулирование хода исполнения, снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководства о состоянии исполнения документов.
Контролю подлежат, в том числе секретные, документы (далее – контрольные документы):
1) постановления Коллегии Министерства, межведомственной государственной комиссии по предупреждению и ликвидации чрезвычайных ситуаций, в которых имеются поручения в адрес ГУ «СП и АСР» ДЧС ВКО;
2) поручения (в том числе содержащиеся в протоколах совещаний и планов мероприятий) Министра, руководителя аппарата Министерства, Председателя Комитета, аппарата Комитета, акима области, заместителей акима области, начальника и заместителей начальника Департамента в адрес ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», в которых указаны сроки исполнения или имеются указания о взятии на контроль, резолюции «срочно», «доложить», «внести предложения», а так же поручения, из которых вытекает необходимость постановки на контроль;
3) письма государственных органов, из содержания которых вытекает необходимость представления ответа, разъяснения, внесения предложений;
4) обращения физических и юридических лиц;
5) поручения руководства ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
Контроль исполнения документов по существу вопроса возлагается на руководителей структурных подразделений.
Контроль за сроками исполнения документов осуществляется Группой документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
32. Группой документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» ежемесячно, каждый второй понедельник, на аппаратных совещаниях у начальника ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» информирует о состоянии исполнительской дисциплины в ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», вносит предложения по ее совершенствованию, а при необходимости о привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников, допустивших нарушения сроков или некачественное исполнение контрольных документов, представляет информацию начальнику ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» по итогам полугодия, года.
33. Систему контроля ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» составляют:
Начальник ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» осуществляет общее руководство и контроль за деятельностью ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», в том числе за своевременным и качественным исполнением контрольных документов.
Руководители структурных подразделений ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» осуществляют контроль за исполнением документов в возглавляемых ими подразделениях, вносят предложения по привлечению к дисциплинарной ответственности своих сотрудников, допустивших нарушения сроков или некачественное исполнение контрольных документов, несут персональную ответственность перед руководством ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» за работу вверенных им структурных подразделений.
Инспектор Группы документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» обеспечивает своевременную регистрацию и постановку документов на контроль, устанавливает сроки их исполнения с учетом резолюций руководства ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», осуществляет мониторинг состояния исполнительской дисциплины в ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», информирует руководство о поступивших контрольных поручениях, напоминает руководителям структурных подразделений о наступлении сроков их исполнения (еженедельно), несет персональную ответственность за организацию делопроизводства и работу Группы документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», вносит предложения в пределах своей компетенции руководству ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» о привлечении к ответственности руководителей подразделений, неэффективно осуществляющих свои функции, а также сотрудников, допустивших срывы сроков или некачественное исполнение контрольных документов.
Группа документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» осуществляет контроль за сроками исполнения и прохождения контрольных документов. Обеспечивает снятие с контроля исполненных документов, подготовку перечней контрольных поручений и направление напоминаний о сроках их исполнения. Несет ответственность за постановку документов на контроль и снятие их с контроля.
34. Группа документационного обеспечения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» проводит комплексные и выборочные проверки исполнения документов и поручений руководства ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО», принимает меры предупредительного характера, выносит вопросы на аппаратные совещания начальника ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
7. Работа с секретным делопроизводством
35. Работа с секретным делопроизводством осуществляется согласно
инструкции по обеспечению режима секретности.
 
 
8. Рассмотрение обращений физических и юридических лиц,
организация личного приёма физических лиц и представителей юридических лиц
36. Рассмотрение обращений и прием граждан в ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» осуществляется в соответствии с Законами Республики Казахстан от 12 января 2007 года № 221 «О порядке рассмотрения обращений физических и юридических лиц».
9. Учёт юридических спорных вопросов для систематизированной и эффективной работы по разрешению проблемных моментов в процедуре исполнения законодательства Республики Казахстан.
 
37. Структурные подразделения ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» при возникновении спорных моментов в законодательстве Республики Казахстан, необходимости юридической помощи и принятия мер через иные инстанции, обоснованно излагают суть вопроса в служебной записке на имя начальника ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» и одновременно направляют копию в Юридическую группу ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО». Юридическая группа после визирования начальником ГУ «СП и АСР» ДЧС ВКО в течении 3-х дней принимает меры по содействию структурному подразделению ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО». По итогам года Юридическая группа ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО» на основании служебных записок проводит оценку уровня знания законодательства Республики Казахстан структурными подразделениями ГУ «СП и АСР ДЧС ВКО».
____________________________